یکی از ترسناک‌ترین سناریوها برای مدیران مالی و حسابداران، کشف اشتباه در فاکتوری است که پیش‌تر به سامانه مودیان ارسال شده، خریدار آن را تایید کرده یا مهلت قانونی ویرایش آن (که بسته به بخشنامه‌ها بین ۷ تا ۲۱ روز متغیر است) به پایان رسیده است. در این شرایط، سیستم اجازه ابطال مستقیم را نمی‌دهد. اما راهکار فنی و قانونی برای جبران این اشتباه چیست؟ ۱. معماری فیلد ins (موضوع صورتحساب) در پی‌لود سامانه برای درک راهکار، ابتدا باید بدانید که در ساختار JSON ارسالی به سرورهای دارایی، فیلدی به نام ins (Invoice Subject) وجود دارد که ماهیت فاکتور را مشخص می‌کند: - مقدار ins = 1 : صورتحساب اصلی - مقدار ins = 2 : صورتحساب اصلاحی - مقدار ins = 3 : صورتحساب ابطالی - مقدار ins = 4 : صورتحساب برگشت از فروش نکته مهم اینجاست که برای ارسال مقادیر ۲، ۳ و ۴، شما حتماً باید فیلد irtaxid (شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی فاکتور مرجع) را در فایل خود پر کنید تا سیستم بداند قصد تغییر کدام فاکتور گذشته را دارید. ۲. چرا خطای محدودیت زمانی رخ می‌دهد؟ سامانه مودیان دارای یک اعتبارسنجی زمانی (Time-to-Live) است. اگر تاریخ صدور فاکتور (تایم‌استمپ ثبت شده در بدنه فاکتور) با تاریخ روز ارسال تطابق نداشته و از بازه مجاز عبور کرده باشد، سرور با خطای Validation آن را رد می‌کند. همچنین اگر خریدار (در فاکتورهای نوع اول) صورتحساب را در کارپوشه خود تایید نهایی کرده باشد، دیگر امکان ارسال پکت با مقدار ins=3 (ابطالی) روی آن TaxID وجود نخواهد داشت. ۳. راهکار طلایی: استفاده از الگوی برگشت از فروش (ins = 4) اگر مهلت قانونی ابطال گذشته است یا فاکتور توسط خریدار تایید شده و پرونده آن بسته شده است، تلاش برای ارسال فاکتور ابطالی بی‌فایده است. راهکار قانونی و مورد تایید سازمان امور مالیاتی در این بن‌بست، صدور یک صورتحساب جدید با موضوع «برگشت از فروش» است. شما باید یک فاکتور جدید (با تاریخ روز) صادر کنید، در فیلد ارجاع (irtaxid)، شماره مالیاتی فاکتور اشتباهِ قبلی را قرار دهید و مبالغ یا اقلامی که اشتباه شده را به عنوان کالای برگشتی ثبت کنید. با این کار، سیستم مالیاتی به صورت خودکار اثرات مالی فاکتور اول را در پرونده شما و خریدار خنثی می‌کند، بدون اینکه با خطای محدودیت زمانی مواجه شوید. مدیریت زنجیره فاکتورها در VORLEX یافتن دستی TaxID فاکتورهای قدیمی، تغییر دادن مقادیر ins در فایل‌های کدنویسی شده و تنظیم تاریخ‌های متناظر، فرآیندی پراسترس و مستعد خطاهای سریال است. در داشبورد سامانه VORLEX، مفهوم زنجیره فاکتورها (Invoice Chaining) پیاده‌سازی شده است. شما تنها کافیست به لیست فاکتورهای قبلی خود مراجعه کنید و روی دکمه «برگشت از فروش» کلیک کنید. سیستم VORLEX به صورت خودکار فاکتور جدیدی با تاریخ روز تولید کرده، TaxID فاکتور قبلی را در هدر آن جاسازی می‌کند و مقادیر مالیاتی را معکوس می‌نماید. حل بزرگ‌ترین بحران‌های حسابداری، با VORLEX تنها یک کلیک فاصله دارد.